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Weshalb muss ein Unternehmen Kassenbuch führen?

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Die Antwort auf diese Frage ist eigentlich ganz einfach. Ein Kassenbuch muss geführt werden, um den Kassenbestand eines Unternehmens zu erfassen. Im Prinzip handelt es sich hierbei um das Spiegelbild eines Unternehmens. Grundsätzlich werden sämtliche Bargeschäfte erfasst. Der aus dem Kassenbuch resultierende Saldo ist für die Buchführung / Buchhaltung von zentraler Wichtigkeit – im Umkehrschluss auch für das zuständige Finanzamt und den Steuerberater.

Jedoch ist nicht jede Firma ist zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet. Oftmals existieren bei dieser Thematik viele Unklarheiten, welche schlussendlich zu unangenehmen Problemen führen können. Insbesondere dann, wenn sich das Finanzamt einschaltet und Unregelmäßigkeiten in der Kassenbuchführung findet.

Was genau ist ein Kassenbuch eigentlich?

Das Kassenbuch ist in Deutschland ein zu führendes Buch mit Kontoform, dass zur Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmen erforderlich ist – jedoch nur, sofern Barzahlungen vorgenommen werden. Sprich: Bei der Durchführung von Bargeldgeschäften muss jeder einzelne Bargeld-Transaktionen im Kassenbuch geführt werden.

Welche Informationen müssen in das Kassenbuch?

Im Kassenbuch müssen alle Geschäftsvorgänge mit folgenden Angaben einzeln dokumentiert werden, darunter fallen Angaben über:

  • Datum
  • Betrag
  • Zweck
  • Umsatzsteuersatz
  • Umsatzsteuer / Vorsteuer des Betrags
  • Aktueller Kassenbestand
  • Belegnummer

Für Unternehmensgründer ist es ratsam, sich gleich zu Beginn nach der Gründung an eine sorgfältige und saubere Arbeitsweise zu gewöhnen um eine optimale Kassenbuchführung zu bewerkstelligen. Es muss nämlich vom ersten Arbeitstag an, ein Zählprotokoll ermittelt und ein Tagesabschluss erstellt werden. 

Kassenbuch führen – ganz einfach mit diesen 10 hilfreichen Tipps

Für Kassenbuchneulinge haben wir die Anforderungen eines ordentlich geführten Kassenbuch übersichtlich zusammengefasst.

  1. Jede Buchung benötigt einen Beleg
  2. Jede Kassenaufzeichnung muss einwandfrei geführt sein, sodass der Ist-Bestand mit dem Sollbestand jederzeit verglichen werden kann
  3. Regelmäßige Kassenprüfung ist notwendig (richtige Nachzählung)
  4. Der Kassenbestand darf keine negativen Zahlen vorweisen
  5. Jede Geldtransaktion zwischen Kasse und Bank muss erfasst werden
  6. Private Einlagen und Entnahmen müssen sofort aufgezeichnet werden
  7. Entwendungen für private Zwecke und deren Kassenerstattung sind als Ausgaben zu definieren (Datum der Entnahme aus der Kasse/Wiedererstattung in die Kasse)
  8. Kassenbucheinträge dürfen im Nachhinein nicht geändert oder unkenntlich gemacht werden (lesbare Streichungen mit anschließender Neueintragung als Berichtigung)
  9. Eine unchronologische Tagesfolge ist untersagt (Neuerfassung erforderlich)
  10. Leerzeilen sind ebenfalls untersagt

Was ist bei der Kassenbuchführung erlaubt?

Wie bereits beschrieben wurde, dient das Kassenbuch zur Erfassung aller Bargeldschäfte eines Unternehmens. Angaben zu den Geschäftsereignissen müssen zusammen mit Datum, der Belegnummer, dem Steuersatz, der Höhe der Einnahme bzw. Ausgabe, der Umsatzsteuer sowie dem aktuellen Kassenbestand angegeben werden. Der sogenannte Kassenbericht erfasst die gleichen Informationen, wobei alle Informationen bezüglich eines Beleges auf einem separaten Formblatt notiert und abgeheftet werden.

Das Kassenblatt hingegegen beinhaltet sämtliche Ein- und Ausgaben über die Bargeldgeschäfte eines Monats. Alle diese Dokumente bilden zusammen das Fundament zur ordnungsgemäßen und einwandfreien Gewinnermittlung. Sofern Unklarheiten bei der Kassenbuchführung existieren und vom zuständigen Sachbearbeiter einer Behörde als unzureichend eingestuft werden, kann es zu erhöhten Steuernachzahlungen kommen – welche durch Schätzungen erfasst werden.

Gesetzliche Anforderungen – Abgabenordnung

Das Kassenblatt, Kassenbericht oder Kassenbuch können per Hand oder mit Hilfe einer Software bearbeitet bzw. ausgefüllt werden. Alle notwendigen Belege müssen beigelegt und ordnungsgemäß sortiert werden oder zumindest in einem speziellen Digitalarchiv abgelegt werden. Auch der Gesetzgeber legte in der Angabenordnung fest, dass sämtliche Informationen und Daten zu jeder Zeit abgerufen werden können:

145 Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen

(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(2) Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.